沃爾瑪公司總裁薩姆·沃爾頓說：“溝通是管理的濃縮”。
通用電器公司總裁杰克·韋爾奇說：“管理就是溝通、溝通再溝通”。
日本“經(jīng)營之神”松下幸之助也曾言：企業(yè)管理過去是溝通， 現(xiàn)在是溝通， 未來還是溝通?！?
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寫在前面
管理過程中，不少部門領(lǐng)導(dǎo)肯定遇到過類似的情況：
1、你認(rèn)為十萬火急的事，到了其他部門主管口中，竟然成了“芝麻綠豆大的事”；
2、原本應(yīng)該合作解決的問題，到了跨部門會議上，又淪為“各彈各的調(diào)”，找不到共識。
企業(yè)管理中，跨部門溝通不良的問題比比皆是。
每個人在工作中都不是形單影只的個體，都需要得到理解和支持，一項工作如果需要多部門配合往往會產(chǎn)生很多問題。
那么，在不同部門有不同立場的情況下：
怎樣才能把話說清楚？
把成果做出來？
有沒有好的方式能夠有效解決問題，達到快速執(zhí)行呢?
其實，只要掌握以下跨部門溝通的10條基本原則，進行無障礙的跨部門溝通與協(xié)作，并非難事。
原則一：溝通前先做好準(zhǔn)備
在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚。不要毫無準(zhǔn)備就去，否則很可能得不到你想要的東西。
下面的幾個問題應(yīng)該事先想清楚：
-
你希望對方幫你做什么事？
-
你認(rèn)為他會要求你做什么？
-
如果對方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案？
-
如果雙方?jīng)]共識，你會有什么后果？
-
對方又會有什么后果？
原則二：了解其它部門的語言
跨部門溝通不良，很多時候都是“語言不通”所引起。
舉例來說，營銷部人員平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。
同樣地，財務(wù)、生產(chǎn)、人資等部門，也有自己的語言與觀點。
因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對方的語言”。
學(xué)會換位思考，試著站在對方的立場考慮：
-
“這么做，對業(yè)務(wù)部的業(yè)績有幫助嗎？”
-
“如果我是他，會接受這種做法嗎？”
-
“這個方法真的有用嗎？”
跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。
原則三：開誠布公是最好的對策
你面對的是必須長期共事的同事。
因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防御心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要信息。
相反的，互信會讓雙方在溝通時打開心防，他們會明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。
誠信溝通有三個要素：
-
錯的不要解釋；
-
務(wù)必不要爭執(zhí)，不打斷對方說話；
-
微笑再微笑。
頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度，讓你更容易設(shè)身處地想問題。
因此，時不時的跟其他部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。
原則四：不要害怕沖突
在跨部門會議上，每個主管為了維護自己部門的利益，難免會出現(xiàn)一些摩擦。
有些主管，尤其是新手主管，為了怕把氣氛弄僵，往往會變得沉默寡言，以維持表面的和諧。
艾林哈特在《有效溝通》一書中點出：
“如果管理團隊在議題的討論上都沒有沖突，決策質(zhì)量就會低落?！卑止靥嵝?，千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。
有時候，太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視，而且問題也不會獲得真正的解決。
因此，艾林哈特建議經(jīng)理人，態(tài)度要柔軟，但立場要堅定，“別太快或太輕易就順從認(rèn)命?！?br />
記住，你是部門主管，雖然你要和其他部門保持良好關(guān)系，但是，捍衛(wèi)部門及部屬的權(quán)益，更是你責(zé)無旁貸的使命。
原則五：呈現(xiàn)事實，專注中心議題
讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實，引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當(dāng)?shù)囊軠y。
美國達頓商學(xué)院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業(yè)評論》中為文指出：
事實（例如目前銷量、市占率、研發(fā)經(jīng)費、競爭對手的行為等）可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。
在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑。但“事實就是事實”，它不是出自人的幻想或自私的欲望。
因此，提出事實“可以創(chuàng)造一種強調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍?！?/span>
原則六：多提選項，保持彈性
當(dāng)你進行跨部門協(xié)商時，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開發(fā)多元選項。例如一次提出3～5個方案，讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。
多元選項能讓選擇不再“非黑即白”。
經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時的人際沖突。
原則七：創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作
無可諱言，各部門間一定同時存在合作與競爭關(guān)系。
部門間若想進行建設(shè)性的溝通，一定要強調(diào)彼此的合作關(guān)系，競爭意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。
因此，盡量去創(chuàng)造一個橫跨各部門的共同目標(biāo)，然后一起努力，就算有爭執(zhí)也沒關(guān)系。
就如蘋果計算機創(chuàng)辦人賈伯斯所言：
“如果每個人都要去舊金山，那么，花許多時間爭執(zhí)走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭執(zhí)就很浪費時間了?！?br />
在跨部門溝通中，達成一致的目標(biāo)需要弄清楚四個問題：
-
雙方的共同目標(biāo)是什么？
-
有什么阻礙雙方合作？
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創(chuàng)造共同目標(biāo)的資源是什么？
-
合作的價值是什么？
原則八：尊重溝通對象的權(quán)力
每個經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)力。因此，當(dāng)你在進行橫向溝通時，一定要挑對對象。
舉例來說，你們最新的網(wǎng)絡(luò)營銷計劃下周就要上路了，但是信息部門的網(wǎng)站建置還未完成。
這時，不要心急地馬上跑去找負(fù)責(zé)的工程師，你應(yīng)該去找他的主管，進行協(xié)調(diào)，找出解決之道。
總之，跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關(guān)系，以免造成不必要的誤會。
原則九：善用幽默
幽默可以做為溝通時的緩沖劑，也可視為一種防御機制。
當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕松或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助于正面的溝通。
幽默使用法則的四條禁忌：
-
不談?wù)搶Ψ郊彝ィ?/span>
-
不以人身攻擊；
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不涉及組織敏感話題；
-
幽默有度，點到即止。
原則十：確保溝通信息無誤
當(dāng)你針對某件項目或議題，進行完跨部門溝通后，務(wù)必要回到自己部門，向部屬清楚傳達最新進度與訊息。
很多時候，跨部門會議中所決定的事項，必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行。因此，一定要確保所有信息傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。
為了確保溝通信息無誤，管理者可以利用以下幾個方法：
-
向?qū)Ψ街貜?fù)溝通中的主要內(nèi)容；
-
利用澄清的方式提出不明白的內(nèi)容；
-
談?wù)撝攸c議題時盡量不要打斷對方講話。
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